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La TéléCoordination médicale et le rôle du médecin coordonnateur en EHPAD

Le principe de la TéléCoordination médicale consiste à réaliser une partition des 14 missions du médecin coordonnateur à l'appui de deux médecins complémentaires :

Un médecin TéléCoordonnateur ou TéléCo, qui met en œuvre la coordination des missions et des intervenants liée à la qualité, sécurité et continuité des soins. Ses missions sont centrées sur le versant opérationnel de l’EHPAD.

Un médecin coordonnateur clinicien ou MédCoCli, désigné par l’établissement. Il réalise les missions cliniques et centre son activité sur le soin.

Objectifs et atouts de la TéléCoordination médicale

Les objectifs prioritaires sont différents de ceux d’un médecin coordonnateur salarié (MédCo) en EHPAD. En effet par manque de disponibilité, l’amélioration des pratiques professionnelles, la démarche qualité et la formation du personnel sont trop souvent traitées en dernier ressort par le MédCo et/ou sur un temps trop limité. A l’inverse, dans le cadre de la TéléCoordination médicale @CORE, ces activités constituent des objectifs prioritaires du dispositif.

Les atouts de la TéléCoordination médicale, en comparaison d'un unique médecin coordonnateur salarié de l’EHPAD sont multiples :

Amélioration de la qualité des soins et du suivi des résidents

Cette dynamique d'amélioration est le fruit d’un travail d’équipe planifié. Ce travail est encadré par des référents au sein de commissions techniques dans les grands domaines de la gériatrie : nutrition, chute et contention, autonomie, risques infectieux, etc… La méthodologie de la TéléCoordination médicale d'@CORE s’applique à la mise à niveau et la préparation des échéances évaluatives interne et externe.

Intégration dans le processus de TéléCoordination médicale

L’intégration d’un nouvel établissement dans le dispositif de TéléCoordination médicale s’appuie sur une « procédure Starter » présentée ci-après.

Cette phase consiste à poser un diagnostic organisationnel et fonctionnel de l'EHPAD. A partir d'un examen des processus clés de l'organisation des soins :

  • Circuit du médicament et iatrogénie ;
  • Maintien et accompagnement de la perte d'autonomie ;
  • Prise en charge des troubles psycho-comportementaux ;
  • Accompagnement en fin de vie et soins palliatifs (prise en charge de la douleur).

La démarche aboutit, pour chaque établissement, à la production d’un rapport motivant la prise de décision exclusive suivante : l’EHPAD présélectionné « est » ou « n’est pas » intégré au dispositif de TéléCoordination médicale. L'intégration étant conditionnée par la signature d'une convention de partenariat entre l'établissement et @CORE.

Engagement de l’EHPAD dans la phase starter

Transmission des éléments de procédure et engagement dans la phase d’audit

Réalisation de l’audit « Starter » par @CORE

L'audit “Starter” est effectué par un médecin TéléCoordonnateur et la responsable de projet @CORE. Il s'articule autour d'une rencontre avec la direction, le médecin coordonnateur (le cas échéant), l’IDEC et la psychologue de la structure

Elaboration du pré-rapport par @CORE et transmission à l’EHPAD

15 jours après la conduite de l’audit Starter

Echanges et revues d'objectifs autour des conclusions du pré-rapport

Cette étape consiste à intégrer les remarques et demandes d’ajustement de l’EHPAD en lien avec @CORE - 8 jours après réception

Transmission du rapport définitif

Le rapport tient compte de la singularité de chaque EHPAD. Il précise les éléments constitutifs de la convention de partenariat entre l’EHPAD et l’association @CORE.

Pas d'intégration au dispositif de TéléCo

Intégration au dispositif de TéléCo

Signature de la convention de partenariat entre l’EHPAD et @CORE

La convention intègre le plan d’actions à mettre en œuvre au sein de l’EHPAD et précise la répartition des missions entre MédCoCli et TéléCo

Partition des missions du médecin coordonnateur

Le médecin TéléCoordonnateur et le MédCoCli co-président la commission de coordination gériatrique et agissent de concert en vue de :

• Élaborer avec l’équipe soignante le projet de vie ;

• Créer du lien et du réseau autour de la structure (convention de partenariat avec d’autres établissements, les réseaux de gérontologie, HAD, …) ;

• Réaliser le rapport d’activité médicale annuel (RAMA) ;

• Préparer la coupe PATHOS ;

• Évaluer les risques de santé publique.

Le TéléCo assure principalement les activités centrées sur l’organisation et la qualité des soins, la formation et la gestion des risques ; schématiquement le TéléCo :

• Est systématiquement consulté pour avis sur les admissions de nouveaux entrants ;

• Met en œuvre la gestion des risques liés au circuit du médicament ;

• Evalue les risques pour la santé publique et prépare l’établissement à la gestion des crises sanitaires (plan bleu, plan canicule, plan grippe, plan COVID19, DARI, Vaccinations) ;

• S’assure du respect des bonnes pratiques gériatriques (prévention des chutes, suivi nutritionnel, troubles du comportement, libertés d’aller et venir des résidents), mais aussi de la conformité des prescriptions médicamenteuses à ces bonnes pratiques ;

• Met en œuvre la politique de formation (douleur et soin palliatif, maintien de l’autonomie, nutrition, chute, contention passive), troubles trophiques (plaies chroniques, escarres, troubles du comportement, urgences) ;

• Préside le comité de pilotage hebdomadaire en présence de la direction, de la coordination des soins, de la psychologue, et du MédCoCli.

Le MédCoCli, assure principalement les activités centrées sur le patient :

• Donne un avis sur les admissions en l’absence du TéléCo ;

• Procède à l’évaluation clinique d’entrée ;

• Adapte le traitement médicamenteux et le matériel nécessaire ;

• Évalue l’état de dépendance avec l’IDEC selon la grille AGGIR ;

• Réalise des prescriptions médicales en cas d’absence du médecin traitant du résident ;

• Assiste physiquement au comité de pilotage.

Financement du dispositif

Le financement s’appuie sur les sommes perçues par l’établissement au titre du budget alloué pour le poste de médecin coordonnateur. Sur la base mensuelle de ce budget, un pourcentage correspondant à la partition des missions entre TéléCo et MédCoCli est appliqué. Un exemple ci-dessous : 

• Base annuelle d’un ETP de médecin coordonnateur : 120 000 € TTC ;

• Pourcentage issu de la partition des missions MédCoCli 30%, TéléCo 70% ;

• Effectif accordé à l’établissement dans le cadre de sa convention tripartite : 0.50 ETP ;

• Coût mensuel TTC = 120 000 x 0.50 x 70% / 12 = 3 500 € TTC.

Coût de la phase starter incluant le rapport :

• Coût nul dans le cas d’une intégration au dispositif ;

• 2000 € TTC dans le cas où l’EHPAD n’est pas intégré au dispositif .